5 Persiapan Rekrutmen yang Harus Dilakukan HRD!

Mencari calon karyawan yang ideal untuk direkrut ke dalam perusahaan bukanlah tugas yang mudah untuk dilakukan. Para staff HRD atau tim rekrutmen di perusahaan harus mengerahkan berbagai macam metode atau cara demi mendapatkannya, termasuk melakukan persiapan rekrutmen sebelum benar-benar menjalankannya.

Rekrutmen adalah sebuah proses yang bertujuan untuk mencari, menemukan, serta menarik seseorang yang tepat untuk direkrut ke dalam tim perusahaan. Proses ini tidak boleh dijalankan secara sembarangan demi menemukan kandidat berkualitas.

Untuk menjalankan proses rekrutmen yang sukses, HRD perlu melakukan beberapa persiapan rekrutmen terlebih dahulu,. Nah, dalam artikel ini Algobash akan memberikan ulasan lengkapnya mengenai langkah-langkah apa saja yang harus dijalankan sebagai tahapan persiapan rekrutmen. Baca selengkapnya di sini!

Baca juga: Cara Menyusun SOP Rekrutmen Karyawan Baru Lengkap Dengan Template Contohnya!

Apa Saja Persiapan Rekrutmen yang Harus Dilakukan?

Hasil rekrutmen yang sukses dapat ditentukan oleh bagaimana persiapan yang dilakukan oleh perusahaan. Semakin matang persiapannya, maka semakin tinggi juga efektifitas proses pelaksanaannya. Lalu, apa sajakah persiapan rekrutmen yang penting dilakukan? Berikut daftarnya:

1. Buat Deskripsi Pekerjaan dan Tentukan Persyaratan yang Jelas

Sebelum memulai proses rekrutmen, HRD seharusnya bekerja sama dengan kepala departemen untuk menentukan bagaimana deskripsi pekerjaan dan persyaratan yang jelas untuk posisi yang tersedia. 

Deskripsi pekerjaan yang dibuat dengan baik dapat membantu perusahaan dalam menarik calon yang tepat dengan merincikan tanggung jawab, kualifikasi, dan harapan yang terkait dengan peran yang dibutuhkan dalam lowongan pekerjaan. 

Oleh karena itu, untuk membuat deskripsi pekerjaan, sangat penting bagi HR untuk untuk memahami keterampilan, pengalaman, dan sifat kepribadian yang diperlukan sebagai kualifikasi untuk pekerjaan yang dibutuhkan. Kualifikasi-kualifikasi tersebut dapat dijadikan sebagai dasar acuan penilaian selama proses rekrutmen.

Untuk membuat deskripsi dan menentukan kualifikasi pekerjaan dengan mudah, Anda dapat melakukan beberapa hal berikut:

Tips Membuat Deskripsi Pekerjaan dan Menentukan Kualifikasi/Persyaratan

• Komunikasikanlah dengan manajer atau leader departemen yang berkaitan untuk mengetahui sekaligus memahami apa saja kebutuhan atau harapan mereka mengenai karyawan baru.
• Pastikanlah deskripsi dan kualifikasi pekerjaan dibuat dengan jelas, spesifik, serta dapat mencerminkan persyaratan-persyaratan yang sebenarnya dibutuhkan oleh posisi pekerjaan.
• Gabungkanlah semua jenis keterampilan termasuk hardskill, softskill, hingga aspek-aspek kesesuaian budaya dengan perusahaan.
• Tinjau dan perbaharuilah deskripsi pekerjaan yang sudah dibuat untuk diselaraskan dengan tren industri, tujuan perusahaan, serta tren posisi pekerjaan saat ini.

Baca juga: Berapa Lama Proses Rekrutmen Karyawan Baru? Ini Idealnya!

2. Tentukan Metode Rekrutmen

Setelah membuat deskripsi pekerjaan efektif, hal penting selanjutnya yang harus disiapkan oleh HRD sebelum melaksanakan proses rekrutmen adalah menentukan terlebih dahulu apa metode rekrutmen yang akan digunakan ke depannya. 

Setiap posisi mungkin memerlukan pendekatan yang berbeda-beda dalam menyeleksi calon karyawan. Oleh karena itu, HRD harus menyesuaikan metode apa yang benar-benar cocok untuk dijalankan yang sesuai dengan posisi, organisasi, atau bahkan industri.

Saat ini, sudah ada banyak sekali metode rekrutmen yang dapat digunakan. Masing-masing jenisnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan posisi dan perusahaan. Nah, berikut adalah beberapa contoh metodenya:

• Rekrutmen Internal: Ini merupakan metode rekrutmen yang melibatkan karyawan internal suatu perusahaan. HRD tidak akan mencari karyawan baru untuk mengisi posisi atau peran yang dibutuhkan. Melainkan menawarkan karyawan yang sudah asa untuk pindah ke posisi baru, kenaikan jabatan ataupun demosi.
• Rekrutmen Eksternal: Ini merupakan metode rekrutmen untuk talenta-talenta eksternal. Biasanya untuk mencari karyawan baru, HRD akan membuka lowongan pekerjaan di job board, sosial media, maupun yang lainnya. 

Metode rekrutmen internal maupun eksternal, keduanya memerlukan pelaksanaan yang matang. oleh karena itu, untuk memilih dan menentukan metode rekrutmen manakah yang ingin digunakan. Anda dapat melakukan beberapa tips berikut:

Tips Menentukan Metode Rekrutmen

• Sebelum memutuskan untuk melakukan rekrutmen internal, perhatikanlah apakah ada karyawan internal yang memiliki potensi untuk peran atau jabatan yang dibutuhkan. Penggunaan metode rekrutmen internal dapat membantu karyawan untuk meningkatkan semangatnya serta menghemat biaya rekrutmen karena tidak harus melakukan seluruh proses seleksi karyawan baru dari awal.
• Sesuaikanlah metode-metode rekrutmen yang ada dengan kebutuhan perusahaan, posisi, serta persyaratan atau kualifikasi khusus yang dibutuhkan oleh peran. Hal ini dapat membantu Anda untuk menentukan saluran atau metode yang tepat.
• Apabila ingin melaksanakan rekrutmen eksternal, gunakanlah beragam sumber untuk mencari calon karyawan yang lebih beragam dan berkualitas mulai dari menggunakan job board untuk lowongan kerja, website perusahaan, media sosial, referensi karyawan, maupun yang lainnya.

3. Siapkan Anggaran Rekrutmen

Ada banyak sekali tahapan yang biasa dilakukan dalam proses rekrutmen karyawan.  Proses pelaksanaan rekrutmen sebuah perusahaan membutuhkan anggaran yang tidak sedikit. 

Mengutip dari SHRM, rata-rata biaya rekrutmen yang harus dikeluarkan dalam satu kali perekrutan bisa mencapai 4.7000 dollar. Bahkan banyak perusahaan yang mengestimasikan biaya yang dikeluarkan untuk perekrutan karyawan baru mencapai 3 – 4 kali lebih besar dari gaji untuk posisi yang ditawarkan.

Salah satu alasan mengapa biaya rekrutmen cukup tinggi karena HRD harus menggunakan banyak sumber daya selama prosesnya mulai dari iklan lowongan kerja di job board, dan masih banyak lagi yang lainnya.

Mengingat anggaran yang perlu dikeluarkan untuk melaksanakan proses rekrutmen cukup tinggi. HRD tentunya harus membuat rincian anggaran untuk kebutuhan proses rekrutmen. Dengan membuat rincian anggaran yang tepat, Anda akan lebih mudah dalam mengendalikan pengeluaran, mengalokasikan sumber daya secara efektif, dan memastikan proses rekrutmen yang lebih lancar.

Nah, berikut adalah tips yang bisa dilakukan saat membuat rincian anggaran:

Tips Menyiapkan Anggaran Rekrutmen

• Buat daftar untuk semua biaya yang diperlukan selama proses rekrutmen termasuk iklan lowongan pekerjaan, biaya interview, dan lain-lain.
• Aplikasikanlah anggaran dengan bijak dan efektif untuk menghemat biaya rekrutmen.
• Pantau selalu pengeluaran dana yang dilakukan selama proses rekrutmen, Anda juga bisa melakukan penyesuaian apabila diperlukan.

Baca juga: Mengenal Assessment Diagnostik: Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Contoh Tesnya Dalam Rekrutmen!

4. Buat Jadwal Rekrutmen

Waktu merupakan salah satu aspek yang dapat menentukan kesuksesan rekrutmen. Sebelum menjalankan seluruh tahapan rekrutmen, HRD harus membuat jadwal seluruh tahapan rekrutmen terlebih dahulu.

Dengan jadwal yang teratur dan masuk akal, Anda dapat memastikan bahwa proses tetap berjalan dengan baik sehingga dapat mengurangi peluang kehilangan calon potensial karena keterlambatan.

Untuk membuat jadwal yang efektif, berikut adalah beberapa tips yang bisa dilakukan:

• Tetapkanlah tenggat waktu yang realistis dalam proses seleksi.
• Informasikan semua pihak yang berkepentingan tentang perkembangan dan perubahan jadwal.
• Jangan terburu-buru dalam proses untuk memenuhi tenggat waktu, utamakan untuk menemukan calon yang tepat.

5. Manfaatkan Teknologi Untuk Persiapan Rekrutmen

Di era digital, teknologi dapat sangat membantu proses rekrutmen. HRD seharusnya mempertimbangkan untuk menerapkan teknologi agar dapat menyederhanakan proses pelamaran, penilaian calon dengan efisien, dan menyimpan data pelamar dengan aman. 

Selain itu, HRD juga dapat menggunakan teknologi lain seperti media sosial, platform lowongan kerja, dan masih banyak lagi yang lainnya untuk untuk mencapai jangkauan yang lebih luas calon potensial.

Ada banyak sekali jenis teknologi yang dimanfaatkan untuk menyukseskan rekrutmen, beberapa diantaranya:

Teknologi yang Bisa Dimanfaatkan Untuk Rekrutmen

• Applicant Tracking System (ATS): Untuk menyederhanakan proses aplikasi, menilai calon dengan efisien, dan menyimpan data pelamar dengan aman. Teknologi ini dapat mempermudah manajemen calon karyawan baru.
• Media Sosial dan Portal Online: Untuk melakukan jangkauan yang lebih luas serta komunikasi yang lebih efisien dengan kandidat. Manfaatkan platform media sosial dan portal lowongan kerja online untuk terhubung dengan lebih banyak talenta potensial di luar sana.
• Platform Pre-Employment Test: Untuk melakukan pengetesan potensi terhadap calon karyawan dengan lebih mudah namun tetap efektif. Pengetesan calon karyawan merupakan hal yang sangat penting dilakukan karena dapat membantu HRD menilai kandidat manakah yang benar-benar tepat dan memiliki kompetensi yang diharapkan baik secara teknis maupun psikologis. Ada banyak platform pre-employment test yang dapat digunakan, salah satu paling strategis adalah Algobash.

Baca juga: Assessment Center Adalah Apa? Ini Dia Karakteristik, Tahapan, dan Tipsnya!

Nah, itulah dia beberapa persiapan rekrutmen yang perlu dilakukan. Setiap kegiatan tentu membutuhkan persiapan yang matang agar proses pelaksanaannya dapat berjalan dengan sukses.