Cara Menyusun SOP Rekrutmen Karyawan Baru Lengkap Dengan Template Contohnya!

Sebagai salah satu aspek paling penting dalam mengembangkan pertumbuhan sebuah perusahaan. Rekrutmen calon karyawan tidak bisa dilakukan secara sembarangan demi menemukan talenta-talenta terbaik. Oleh karena itu, perusahaan biasanya memiliki SOP rekrutmen karyawan baru sebagai standar yang bisa dijadikan acuan atau pedoman dalam menjalankan proses rekrutmen.

SOP atau Standard Operating Procedure bukanlah suatu hal yang asing lagi dalam dunia bisnis atau profesional. Di ranah rekrutmen, SOP digunakan sebagai pedoman atau tahapan baku yang harus dilakukan tim rekrutmen perusahaan untuk memastikan semua prosedur, tindakan, atau bahkan keputusan yang diambil selama proses perekrutan berjalan sebagaimana mestinya sesuai standar perusahaan.

Masing-masing perusahaan pasti memiliki SOP-nya tersendiri dalam merekrut calon karyawan. Di dalam SOP tersebut terdapat berbagai aturan, cara, hingga strategi atau metode untuk merekrut pelamar kerja terbaik. Nah, jika ingin menyusun SOP rekrutmen karyawan baru untuk perusahaan Anda. Pelajari terlebih dahulu apa itu SOP, manfaat, cara menyusun, hingga contohnya untuk rekrutmen dalam artikel ini!

Baca juga: Berapa Lama Proses Rekrutmen Karyawan Baru? Ini Idealnya!

Apa Itu SOP?

Sebelum mencoba menyusun SOP rekrutmen karyawan baru untuk perusahaan Anda. Sangat penting untuk mengetahui terlebih dahulu apa itu yang dimaksud dengan SOP.

Standard Operating Procedure atau SOP adalah sebuah pedoman, peraturan, maupun tahapan yang bersifat baku yang dibuat untuk perusahaan. Sederhananya, SOP merupakan petunjuk tertulis yang di dalamnya menjelaskan tentang beberapa langkah kerja atau cara menjalankan sebuah kegiatan.

Mengutip dari Tech Target, Standard Operating Procedure merupakan rangkaian instruksi tertulis yang menjelaskan cara-cara atau langkah demi langkah yang harus dilakukan dalam menjalankan aktivitas atau kegiatan dengan benar. Dimana instruksi dalam SOP tersebut harus dijalankan dengan cara yang sesuai agar perusahaan tetap konsisten serta mematuhi peraturan dan standar bisnis.

SOP sendiri merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan. Umumnya, semua perusahaan pasti mempunyai standar SOP nya tersendiri yang telah disesuaikan dengan kegiatan operasional unit kerja masing-masing, baik itu perusahaan swasta maupun instansi pemerintah.

Selain dijadikan sebagai pedoman, SOP juga dapat dijadikan sebagai indikator keberhasilan perusahaan dalam melakukan hal teknis, administratif, hingga prosedur yang telah disesuaikan dengan departemen-departemen terkait. Adapun SOP sendiri umumnya disusun oleh divisi atau tim General Affair yang ada di dalam perusahaan.

Baca juga: Mengenal Assessment Diagnostik: Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Contoh Tesnya Dalam Rekrutmen!

Apa Saja Manfaat SOP Rekrutmen Karyawan Baru?

SOP rekrutmen sendiri dirancang oleh perusahaan untuk mengatur bagaimana tata cara yang harus dilaksanakan dalam menjalankan proses rekrutmen. Tujuannya yaitu untuk memastikan bahwa tim rekrutmen dapat menilai semua pelamar kerja dengan cara yang sama atau konsisten, serta sesuai dengan kebijakan perusahaan yang ada.

Dengan menyusun dan menjalankan dengan baik SOP rekrutmen tentunya akan memberikan beberapa keuntungan terhadap tim rekrutmen maupun perusahaan. Berikut adalah manfaat atau keuntungannya:

1. Dapat meminimalisir kesalahan-kesalahan selama menjalankan proses rekrutmen.
2. Dapat membagi tugas dengan jelas untuk semua pihak yang terlibat dalam proses rekrutmen mulai dari HR, User, atau bahkan C-Level.
3. Dapat membantu perusahaan untuk menjaga konsistensi proses dan hasil rekrutmen yang dijalankan.
4. Dapat dijadikan sebagai arsip untuk melakukan evaluasi rekrutmen ke depannya.
5. Dokumen SOP dapat memudahkan proses audit.

Selain beberapa manfaat di atas, tentunya masih ada banyak lagi manfaat dari SOP yang dapat memudahkan proses rekrutmen perusahaan.

Bagaimana Cara Menyusun SOP Rekrutmen Karyawan Baru?

Mengingat banyaknya manfaat yang dapat mendukung kesuksesan rekrutmen. Setiap perusahaan tentunya harus mempunyai SOP rekrutmen karyawan baru sebagai standar mereka dalam melakukan seleksi karyawan.

Untuk menyusun SOP rekrutmen, tentunya harus dipersiapkan secara matang dan memerlukan kerjasama dari semua pihak. Hal ini dikarenakan nantinya SOP akan digunakan untuk proses rekrutmen semua departemen.

Selain itu, SOP juga harus disusun secara jelas dan lengkap seperti bagaimana pembagian tugas dalam proses rekrutmen, berapa panjang waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh tahapan rekrutmen, dan masih banyak lagi yang lainnya.

Nah, agar tidak bingung, berikut Algobash berikan beberapa gambaran mengenai alur menyusun SOP karyawan baru:

1. Buat Tim Penyusun SOP

Hal pertama yang harus dilakukan dalam menyusun SOP adalah membangun tim penyusun SOP terlebih dahulu. Seperti yang sempat disebutkan di atas bahwa biasanya yang bertugas untuk menyusun SOP adalah General Affairs. Namun, untuk hasil SOP yang lebih maksimal dan sesuai dengan kebutuhan. Anda juga dapat melibatkan pihak-pihak lain yang berkompetensi tinggi di bidangnya masing-masing yang sesuai dengan kebutuhan SOP Rekrutmen yang akan dibuat.

2. Pelajari Proses Bisnis Perusahaan

Untuk membuat SOP rekrutmen yang konsisten, terstandar, serta efektif. Anda harus mempelajari secara seksama bagaimana proses bisnis di perusahaan Anda, khususnya dalam ranah rekrutmen. Observasi ini dilakukan untuk mendapatkan data-data penting yang dapat dijadikan sebagai dasar dalam menyusun SOP.

Baca juga: Assessment Center Adalah Apa? Ini Dia Karakteristik, Tahapan, dan Tipsnya!

3. Tujuan SOP Harus Mudah Dimengerti Semua Pihak

Tujuan dari SOP rekrutmen harus dimengerti oleh semua pihak yang akan menggunakannya entah itu HRD, tim rekrutmen, C-Level, atau bahkan karyawan lain. Anda dapat menyebutkan terlebih dahulu apa saja tujuan SOP rekrutmen secara tertulis di awal dokumen. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan pihak-pihak lain dalam memahami tujuannya. Selain itu, Anda juga bisa terus menekankan apa tujuan SOP ketika sosialisasi.

4. Susun Isi SOP Secara Terstruktur

Agar mudah dipahami, apa saja poin-poin yang ada dalam isi SOP rekrutmen juga harus ditulis secara terstruktur. Isi rekrutmen tersebut dapat disesuaikan kebutuhan perusahaan Anda. Namun, sebagai gambaran, berikut adalah struktur isi penyusunan SOP karyawan:

• Tujuan pada awal SOP rekrutmen
• Apa saja cakupan SOP rekrutmen
• Tahapan-tahapan yang runut 
• Apa saja pertimbangan-pertimbangan SOP
• Apa saja hal yang dibutuhkan dalam rekrutmen, contohnya tools interview, tools pengetesan karyawan, dan lain sebagainya.
• Tulis glosarium atau daftar penjelasan dari istilah-istilah tertentu yang digunakan dalam rekrutmen.

5. Uji Coba SOP Rekrutmen Karyawan Baru

Jika sudah berhasil disusun, sebelum mengesahkannya. Anda dapat melakukan uji coba terlebih dahulu terhadap SOP yang telah dibuat. Observasi apakah ada kekurangan dan hambatan lainnya terkait SOP. Selain itu, Anda juga harus mempertimbangkan saran-saran yang masuk terhadap SOP. Jika masih terdapat kekurangan, maka segeralah melakukan perbaikan SOP. Pastikan bahwa SOP yang disahkan benar-benar yang terbaik.

6. Sosialisasikan SOP

Terakhir, SOP juga harus disosialisasikan kepada pihak-pihak lainnya, khususnya peran-peran yang terlibat dalam SOP rekrutmen ini. Pastikanlah mereka benar-benar membaca dan memahami apa saja yang terkandung di dalam SOP rekrutmen. Hal ini dapat membantu mereka memahami tanggung jawab serta peranannya masing-masing dalam proses rekrutmen perusahaan.

Baca juga: Assessment Center: Pengertian, Manfaat, Fungsi, dan Contohnya Dalam Rekrutmen!

Seperti Apa Contoh  SOP Rekrutmen Karyawan Baru?

Setelah memahami dengan baik apa itu SOP karyawan, manfaat, dan cara menyusunnya. Untuk lebih jelasnya, berikut Algobash berikan contoh SOP Karyawan yang bisa Anda jadikan sebagai referensi dalam membuat SOP untuk rekrutmen perusahaan Anda:

Nah, itulah dia penjelasan lengkap mengenai SOP karyawan baru mulai dari pengertian, manfaat, cara membuat, hingga contohnya. SOP rekrutmen merupakan hal yang penting untuk disusun sebelum melakukan proses rekrutmen. Dengan adanya SOP, perusahaan dapat menjadikannya sebagai standar agar rekrutmen dapat berjalan konsisten, maksimal, serta sesuai dengan kebijakan agar dapat menemukan talenta terbaik untuk direkrut ke dalam tim. Semoga informasi yang disampaikan bermanfaat, dan jangan lupa untuk kunjungi blog Algobash Insight!

Baca juga: Contoh Soal Excel Beserta Jawabannya Dalam Tes Kerja